Le Tematiche all'interno della piattaforma LiquidFeedback seguono un percorso articolato in 5 fasi:
Il passaggio da una fase all'altra è regolato da tempistiche e da meccanismi basati su quorum di sostegno o di voto che determinano l'approvazione finale o l'annullamento dell'Iniziativa durante una delle fasi intermedie (numero o percentuale di sostenitori insufficiente) o in sede di voto finale (voti a favore insufficienti)
Nel momento in cui viene creata una nuova tematica, questa entra nella fase di nuovo. Questa fase serve a determinare una prima selezione tra le proposte basata sull'interesse che suscitano e il sostegno che ottengono. Se si vuole che la Tematica o le Iniziative alternative accedano alla fase successiva è necessario che, entro N* giorni, almeno il X% tra partecipanti all'area e utenti interessati alla Tematica sostengano almeno una delle iniziative alternative che la compongono. Non appena una Tematica o un'Iniziativa raggiungono il quorum passano alla fase successiva anche se non è ancora scaduto il periodo.
ATTENZIONE: quando l'utente decide di partecipare ad un'area o di manifestare interesse per una tematica, è opportuno che si impegni a seguirla, valutarla e, se la condivide, sostenerla poiché la sua partecipazione e/o il suo interessamento contribuiscono ad aumentare il quorum dei sostegni necessari per il passaggio alla fase di discussione.
*= numero di giorni stabilito nella policy per la fase
In questa fase l'Iniziativa proposta dall'utente viene discussa e può essere integrata dai suggerimenti pervenuti in questa o nella fase precedente. Solo colui che ha formulato la proposta può scegliere di accettare i suggerimenti, integrandoli nella descrizione della proposta. Anche in questa fase è possibile avanzare iniziative alternative. Se si vuole che la Tematica o le Iniziative alternative accedano alla fase di voto (che segue la fase di sospensione) è necessario che, entro N* giorni o nei successivi giorni previsti dalla fase di sospensione, raccolgano il numero di sostegni necessari.
*=numero di giorni stabilito nella policy per la fase
La fase di verifica dura N* giorni e precede la fase di voto ed ha la funzione di permettere l'analisi e la valutazione delle proposte in campo. Durante questa fase non è possibile modificare il testo delle iniziative. E' comunque possibile aggiungere nuove iniziative alternative o sostenere le iniziative. Tutte le iniziative che allo scadere del periodo di sospensione avranno ottenuto il quorum di sostenitori previsti (sostenitori/(partecipanti + interessati) > X%) accedono alla fase di voto.
*=numero di giorni stabilito nella policy per la fase
Una volta scaduto il tempo di verifica la tematica entra nella sua quarta e ultima fase (che dura N* giorni) nella quale viene data la possibilità di votare a tutti i partecipanti. Ai cittadini sarà chiesto di esprimere un parere (positivo, negativo, neutro) ad ogni iniziativa, lasciando anche la possibilità di manifestare più pareri positivi/negativi per tematica. I voti espressi non vengono mostrati fino al termine della fase di voto.
*=numero di giorni stabilito nella policy per la fase
Non appena scade il tempo di voto, la tematica viene chiusa e viene/vengono proclamate le iniziative vincitrici. Per essere approvata un'Iniziativa oltre ad ottenere il 50% + 1 delle preferenze, deve ottenere almeno un numero minimo (Y) di voti favorevoli (che varia in funzione del numero di iscritti sulla piattaforma).